-A +A

Texto: Organização de baile

por Elaine Reis (proprietária e professora de dança da Academia Pé de Valsa)

Neste texto não quero abordar os bailinhos semanais ou mensais das academias de dança de salão, mas sim os eventos grandes para comemorar alguma data especial.
Como tenho uma grande experiência neste setor, vou dar algumas dicas para ajudar as pessoas que estão começando a promover estes grandes acontecimentos. Tenho certeza de que, para muitos, estas linhas terão uma conotação negativa e espero que, para muitos outros, seja uma posição realista. Nem tudo é um “mar de rosas”.
Não vou enumerar, mas a primeira regra é: esqueça o desejo de agradar a todos,  se nem Jesus Cristo conseguiu, por que você iria conseguir? Sempre chegará uma pessoa “agradável” perto de você que reclamará de algo. Além do mais, a cada dia os convidados estão mais críticos e exigentes.
Arregace as mangas e comece a planejar: espaço amplo, boa acústica, piso apropriado para dançar, fácil acesso, de preferência com ar condicionado e estacionamento. Preocupação com saída de incêndio e com o pagamento de imposto.
Cadeiras confortáveis que não quebrem ao sentar e mesas que não voem a um simples esbarrão provavelmente terão que ser alugadas. Convites com endereço, data e horário legível e com numeração correta para que as pessoas responsáveis pelo mapeamento das posições das mesas possam recepcionar com eficiência. No convite não esqueça de pedir o traje e é de grande importância o cumprimento deste item.
Música variada de boa qualidade, mecânica ou ao vivo conforme o perfil do público, ou talvez as duas opções juntas.
Telão com filmes de dança, mostrando a história da academia ou da dança.
Decoração, mesmo que simples, dá um requinte especial ao evento e é importante.
Iluminação sempre é um problema, pois corremos o risco de colocarmos uma iluminação para dar efeito na apresentação de dança, mas que atrapalha a filmagem; ou deixamos o salão claro e perdemos um pouco do brilho, mas favorecemos a imagem da gravação para a posterioridade. É lógico que se contratarmos uma especialista nesta função os problemas seriam extintos, mas bem sabemos que a verba é precária.
Marque um dia para a abertura do mapa das mesas, e reze, pois aqui começam os dilemas.
Sempre terá aquele aluno que não foi no dia marcado da abertura e se sentirá preterido de ficar no fundo.
Sempre terá aquela pessoa que reservou a mesa e que na última hora desistirá com alguma desculpa esfarrapada e não assumirá o compromisso feito.
Sempre terá aquele que na hora do evento consegue o seu número de celular e te exige que passe para frente o seu convite naquele instante para não ter prejuízo.
Sempre terá aquela que deixou para comprar na última hora e te colocará em uma saia justa, pois os convites esgotaram. Esta mesma pessoa depois de muita insistência com todos convidados que já compraram o seu lugar, consegue um convite por motivo de desistência de alguém. Toda feliz, chega ao baile, pega a sua cadeira que provavelmente está muito distante da sua tribo e coloca junto dos seus conhecidos atrapalhando todo o serviço dos garçons, pois fechou a passagem dos mesmos.
Respire fundo.
Falando do serviço de bar aqui está talvez o pior problema. Pessoas que dançam não consomem, assim não existe profissional que queira pegar este “caroço”. Tenha sorte e peça a um conhecido que trabalha com esta área e implore que ele pegue este serviço.
No dia do evento, sempre irá existir pessoas que chegarão mais cedo e por boa vontade você permitirá que entrem no estabelecimento. Sem percepção nenhuma ela irá fazer pedido no bar e a equipe ainda nem está preparada para atender e, mesmo assim, ela fará cara de desacordo com a situação.
Para a apresentação de dança, lembre de fazer um programa para ser colocado em cada mesa e a sequência do show nos vestiários. Nestes, também é preciso ter água e uma caixinha de “primeiros socorros”: remédio para dor de cabeça, absorvente, alfinete, linha, agulha, gel, spray, grampo, durex, caneta, lápis, etc.
Deixe sempre uma arara para colocação dos figurinos e já fique preparado para ver as peças espalhadas e jogadas no chão no final da madrugada.
Preocupem com a limpeza do salão e principalmente com o piso para não agarrar ou deslizar demais.
Sempre terá um fumante desesperado para achar um lugar para o seu vício. Pense antes onde será o fumódromo.
Não deixe para pagar e nem receber nada na hora da festa, pois no meio da correria e  confusão corre o risco de perder o dinheiro ou roubarem.
Em um evento deste, se você acha que terá lucro pode tirar o seu cavalinho da chuva.
Reze para empatar receita e despesa.
A maioria destes eventos serve para mostrar que você está vivo como profissional ou que sua empresa faz parte da concorrência acirrada da dança de salão.
É claro que também conseguimos agradar a maioria das pessoas e para muitos é um momento de grande alegria. Dessa forma, repetimos todos os anos, caso contrário seríamos tapados.
Não desanimem, pois nossa profissão é como outra qualquer: pontos positivos e negativos. Assim é a vida.
Uma boa organização e boa vontade com toda certeza faz a diferença!
 


bhdancadesalao.blogspot.com - 3 anos de muita informação
BH Dança de Salão.com.br - muito sobre a dança de salão de Belo Horizonte
Comunidade Caçadores de Bailes BH (orkut) - 4 anos de divulgação